Складской учет = учет на складе

«Параллельный учет»

Примеры, когда работой склада фактически «руководят» сотрудники отдела продаж, которые дают распоряжения на отгрузку товаров клиентам, а контролирует результаты бухгалтерия по данным бухгалтерского и налогового учета, встречаются очень часто – особенно в торговых компаниях. Периодически происходят инвентаризации по схеме: «вы посчитайте, что у вас есть, а мы скажем, чего и сколько не хватает» (это не преувеличение, а цитата реального менеджера!). А потом решим, что делать – списывать или удерживать недостачу из зарплаты работников.

Наверное, для заведующих складами и кладовщиков не очень приятна ситуация, когда приходится платить непонятно за что и почему. Но дать адекватный ответ они не могут, поскольку сами не знают: сколько, когда и какого товара на склад пришло и куда он подевался. А если весомых аргументов в свою защиту нет, спорить не приходится: сказали «виноват», значит, виноват. Когда система учета одна и ее не с чем сравнивать, именно она и является «истиной в последней инстанции».

Никто, конечно, не принимает во внимание, что в данном случае учетом движения ТМЦ на складе занимаются люди, не работающие в его структуре, незнакомые с его спецификой и – что не менее важно – не несущие материальной ответственности. Они также могут ошибаться в расчетах или оформлении документов, например, при приходовании товара или проводках расходных накладных. Но, как правило, никто не любит признаваться в своих ошибках, а часто платить за них приходится сотрудникам склада. И «цена вопроса» может быть достаточно высокой.

Логика подсказывает, что застраховать себя от таких проблем склад может только одним путем – наладив собственный учет движения товаров и материалов. Параллельно с бухгалтерией, за которой остается учет по финансовым документам.

Вариант, когда два учета – бухгалтерский (в основном финансовый) и складской (количественный) – ведутся одновременно и параллельно, имеет большие преимущества. Во-первых, есть возможность сравнивать данные, полученные различными методами, т.е. появляется дополнительная страховка от ошибок. Во-вторых, заведующий складом получает реальную возможность управлять процессами в складе, которой он в принципе лишен, когда не владеет оперативной информацией.

Ведь на самом деле сейчас задачи склада гораздо шире простого учета движения товаров и материалов. Зачастую компании необходим учет по срокам годности, по уникальным номерам (штрих-кодам, серийным номерам и т.д.), планирование размещения товаров в складе (адресное хранение) и пр. Все эти операции требуют четких процедур и контроля выполнения. А если еще вспомнить о партионном учете или FIFO, то можно прийти к выводу, что данных бухгалтерского учета (по приходным и расходным документам) может оказаться недостаточно, чтобы сделать ситуацию в складе управляемой.

Очевидно, инициатором и организатором внедрения «собственного» учета в складе должен стать его руководитель – как лицо наиболее заинтересованное в том, чтобы иметь возможность реально влиять на положение дел во вверенном подразделении.

Механизм постановки такого учета не есть «тайна за семью печатями» и корнями своими уходит в средние века, когда любой приказчик в магазине знал, что получено ХХХХ товара, первого числа отпущено Х и пятого ХХ, а Х на десятое должно быть остатка. Если его нет, хозяин придет и заставит платить. Поэтому велись амбарные книги, учитывались поступления товара, учитывались отгрузки. Хозяин проверял «делопроизводство» и прогонял нерадивого приказчика, который вел записи неаккуратно – прозрачный учет лучшее средство от злоупотреблений.

Часто - проще всего вернуться к старой архаичной системе карточек складского учета. Кому доводилось бывать на складах в советские времена, тот помнит эти объемные «гроссбухи», в которых кладовщик записывал, кому, когда, сколько товара выдано и по каким документам. Сейчас, конечно, удобнее вести эти «гроссбухи» в электронных таблицах, в том же Excel – и это уже будет хоть какой-никакой, но все-таки учет. И даже немного автоматизированный. По крайней мере (при аккуратном внесении информации и ограничении прав редактирования таблиц), в любой момент, войдя на нужную страницу, можно будет точно узнать, когда отгружен какой товар и согласно каких накладных.

Вести этот «первичный» учет должен именно тот сотрудник, который непосредственно отвечает за сохранность ТМЦ. И никто, кроме него, не должен иметь права изменения информации или доступа к корректировкам проведенных (отработанных) перемещений (движений) товара.

Не должно возникать проблем и с синхронизацией данных из двух систем учета – она производится согласно прописанной на предприятии процедуре инвентаризации (внутренних переучетов).

Бухгалтерия ведет учет по своим финансовым документам, склад – по карточкам складского учета. В любой момент можно просто сравнить данные, полученные двумя разными способами. Если все совпало, значит, ошибок нет. Если данные расходятся, есть смысл сделать сверку, найти, где допущена ошибка, исправить, а потом уже проверять физическое наличие данного товара на складе. Такие сверки делаются:

а) через определенные временные периоды (допустим, каждый месяц);

б) при любом расхождении данных. Например, если в учетной системе предприятия товар числится, а в наличии на складе его нет – это уже повод немедленно сделать сверку учета и выборочную инвентаризацию этого товара.

Все это было когда-то нерушимым законом для любого склада – как говорится, старожилы помнят. Но в определенный момент, когда ассортимент скачкообразно вырос со 100 до 10 тыс. наименований, оборачиваемость увеличилась с 5 до 100 накладных в день, старые бумажные формы ведения учета практически отмерли, а новых тогда еще никто не придумал. Не было соответствующего уровня автоматизации, массового использования ПК. А со временем такое положение вещей просто стало привычным: склад получает и отгружает, а бухгалтерия считает. И у завскладом зачастую даже нет желания разбираться, отчего и почему возникают проблемы – проще обвинить во всем программистов, у которых «система неправильно считает» или отдел учета («не разбираются»). Пресловутая матответственность с лихвой компенсируется альтернативным  (или неформальным) учетом: «Плюс-минус два-три ящика, но в норму списания вложусь», «А этот товар у нас явно в избытке», или «Я знаю, что об этом никто не знает, значит, можно использовать по своему усмотрению».

Не являются большой редкостью и случаи, когда кладовщик вычеркивает из накладной как отсутствующий и не отпускает товар, который на самом деле есть, просто лежит в другом месте. Когда нет хозяина, нет личной заинтересованности и ответственности за качественное выполнение своих функций, по-другому, очевидно, и быть не может. А какая уж тут ответственность, если и сверху, и со стороны – целая толпа начальников, каждый из которых отдает свои распоряжения, и о том, что было, что будет и что должно быть, знают только в «высоких кабинетах»? Да и рядом еще два-три таких же «ответственных» за все и ни за что.

Завскладом  и складской учет  

По логике вещей, заведующий складом – его руководитель, т.е. человек, который управляет и направляет процесс. Но может ли он это делать, если решений самостоятельно не принимает, по любому вопросу ждет указаний и распоряжений, полностью полагается на кого-то «сверху» или «со стороны»? Ведь вся информация о реальном положении дел именно там, «наверху», и находится. Но в таком случае завскладом – уже не руководитель, а простой исполнитель, повышенный в должности кладовщик.

Чем отличается менеджер склада от кладовщика? Последний работает в узком срезе времени, выполняет определенную операцию – принимает или выдает товар. От рядового работника он отличается только тем, что немножко знает документооборот. Причем не его организацию, а правила заполнения конкретного документа в данной ситуации. Т.е. то, что нужно сделать здесь и сейчас. А завскладом – это человек, который должен планировать и организовывать всю эту систему, отслеживать, как она работает, и в случае необходимости оперативно вносить коррективы. Для этого у него должны быть и соответствующие данные, и видение перспективы, и организаторские способности, и понимание, как этот процесс работает.

Но при бурном росте предприятия нередко получается так, что хороший кладовщик в какой-то момент времени идет на повышение и становится начальником склада. Не проходя никакого обучения, не пополняя багаж знаний. Должность и звание меняются, а привычки и уровень компетентности остаются прежними. И он все так же автоматически продолжает принимать и отгружать, и ждет, пока ему кто-то скажет, что делать, и сообщит, чего у него сколько на складе находится.

«Идеальный» (успешный?) завскладом должен иметь соответствующее (желательно техническое, желательно высшее) образование, определенный багаж знаний. Ему необходимо не только разбираться в технике и складском оборудовании, но и руководить людьми, организовать их работу, уметь наладить складской учет и оперировать его данными. Плюс - по возможности разобраться, как работает внедренное программное обеспечение – т.е. быть опытным пользователем компьютера. Вопрос: где такого человека взять? Насколько я знаю, ни один вуз таких специалистов не готовит. Очевидно, в программе подготовки логистов должен быть складской учет, хотя бы как отдельный предмет или тема. Но в любом случае мощности институтов, которые у нас есть, по сравнению с потребностями рынка просто мизерные, на выходе -  квалифицированного персонала практически  нет.

Есть, конечно, в Украине небольшое количество специалистов достаточно высокого уровня – при желании необходимые знания найти можно: доступна литература, проводится немало специализированных семинаров, учебных курсов и т.п. Да и в процессе работы человек думающий, ищущий способен многому научиться, приобрести необходимое понимание, навыки и опыт. Но при общем дефиците подготовленных кадров человек такой квалификации заработает свою сумму денег и без работы на складе с его далекими от идеала условиями работы, материальной ответственностью и персоналом, иногда предпочитающим ненормативную лексику. Он может уйти в торговый отдел, финансы, на какую-то организаторскую работу, всегда будет востребован как администратор.

Тем более, что предложить заведующему складом зарплату, адекватную такому уровню квалификации, готовы далеко не на каждом предприятии. Иногда владельцы или топ-менеджеры бизнеса предпочитают потратить деньги на приобретение суперсовременной автоматизированной системы управления: «мы заплатим много денег, установим умную программу, и она сама работать будет, люди станут не важны и не нужны».

Об этом не говорится в рекламе софтверных компаний, но ни одна, даже самая могучая и дорогостоящая программа не может работать сама, без участия человека. Она не научена думать, принимать решения и выдавать распоряжения. Она просто по заданным алгоритмам обрабатывает информацию, которая в нее вводится. Если эта информация недостаточна (а тем более ошибочна) или введена некорректно, результаты ее обработки вряд ли помогут решить какие-то проблемы. Но если даже все сделано правильно и результат получен верный, интерпретировать его, сделать выводы и спланировать дальнейшие действия может только человек. Естественно, обладающий соответствующими знаниями и полномочиями.

Мнение, что можно посадить к компьютеру малограмотного человека и научить его нажимать три кнопки, в корне ошибочно. Что делать, если он нажмет не те кнопки или не в той последовательности? Как поступить, если возникнет внештатная ситуация в складе (ничего трагичного, но внезапно изменилась расфасовка продукции или «внезапно» поступили новые товары)? Хорошие и умные вещи остаются таковыми только в умных руках. Качество работы программы зависит от того, кто ею управляет. Это как дорогой гоночный автомобиль: если за руль сядет опытный водитель – все будет прекрасно, но если вчерашний выпускник курсов вождения… Можно считать, что деньги на «игрушку» выброшены на ветер. Не лучше ли потратить часть их на наем персонала соответствующей квалификации?