Тезисы относительно выбора ERP-системы

Ключевые показатели выбора ERP-системы при проведении тендера?

1. Соотношение цена/необходимая и достаточная функциональность.
2. Возможность участия поставщиков системы в подготовке технического задания на внедрение
3. Условия гарантийного и постгарантийного обслуживания

 Как сформировать технические требования к системе? По каким критериям ее можно оценить?

1. Количество артикулов, с которыми может работать учетная часть системы, и при этом скорость ее работы существенно не замедляется.
2. Проработанность «рабочих мест» (например, «рабочее место снабженца», или рабочее место транспортного диспетчера» в логистическом блоке). То есть, ERP система должна быть не только учетным, но и рабочим инструментом. В идеале – достаточным инструментом коммуникаций между различными службами компании (чтобы не было необходимости дублировать коммуникации в каком то ином виде, например, бумажном).
3. Если компания производственная, очень важно обратить внимание на блок «производство», проработанность инструментов планирования и контроля производства. Большинство систем изначально разрабатываются для торговых компаний, и производственный блок вводится туда потом, нередко ломая стройную изначально архитектуру программы.
4. С точки зрения логиста очень важны стройные связи между блоками планирования продаж, планирования производства и планирования закупок сырья для производства.
5. Гибкость и настраиваемость системы.

 Ценовой фактор. Когда нужно платить дороже?

1. В виду чрезвычайной сложности процесса внедрения систем и опасности затормозить деятельность фирмы (в процессе внедрения, отладки, обучения персонала и запуска) до уровня ниже критического, ДОРАБОТАННАЯ И ОТЛАЖЕННАЯ система за миллион евро (например) гораздо предпочтительнее, чем недоработанная и неотлаженная система за БЕСПЛАТНО.
2. При оценке стоимости системы необходимо оценивать стоимость ее внедрения  в комплексе. Например, стоимость двух систем может отличаться в половину, но при оценке стоимости, например, необходимого для более дешевой системы обновления компьютерного парка (а так же стоимости внедрения, обслуживания, дополнительных лицензий, которые могут понадобиться в дальнейшем) и т.д., стоимость дешевой на первый взгляд системы окажется существенно выше.

 Как определиться, какие процессы будут автоматизироваться и что ожидается от их автоматизации?

1. Если это ERP система, а не просто учетная, в идеале должны быть автоматизированы все процессы. В случае ограниченного бюджета на покупку и внедрение системы, выбираются обычно только учетный и финансовый  блоки
2. От автоматизации процессов ожидается минимализация ошибок в действиях (процессах) компании из-за человеческого фактора.

 С какими рисками и проблемами может столкнуться компания при внедрении и дальнейшем использовании систем автоматизации?

1. Риски – неправильно поставленная задача. Изначально неправильно сформированное техническое задание на внедрение (что-то забыли, о чем-то заранее не подумали) может существенно растянуть сроки внедрения, или даже в отдельных случаях сделать сделать так, что работать с помощью системы после внедрения будет значительно неудобнее, чем без нее.
2. Основная проблема – преодолеть сопротивление персонала (обычно любого уровня) к переменам. Чаще всего персонал воспринимает подготовку к внедрению и само внедрение (а часто и работу в ней в  первое время после запуска системы) как «дополнительную, никому не нужную» работу.

 Какие сложности могут возникнуть при взаимодействии различных отделов после внедрения системы автоматизации? Как их избежать?

1. Сложности – отсутствие коммуникаций и собственно взаимодействия.
2. Избежать – грамотной постановкой задачи внедренцам, и обучение пресонала.

 Необходимые условия для успешного внедрения?

1. Решимость первого лица идти до конца, его убежденность в необходимости данного мероприятия, последовательность.

2. Грамотность экспертов внутри компании, участвующих в постановке технического задания.

 При выборе и внедрении IT-технологии: компании следует подгонять  ERP-системы под существующие принципы работы или правильнее перестроить некоторые бизнес-процессы предприятия?

1. Зависит от «правильности», «продуманности» существующих бизнес-процессов, а также от того, насколько данные «существующие» бизнес-процессы подходят к тому, что ВИДИТСЯ для компании через 3-5-7 лет. ERP система  не внедряется для одного – двух лет, потому перед ее внедрением хорошо бы формализовать стратегические планы компании и ВИДЕНИЕ, а потом решать как поступать с существующими бизнес-процессами.

 Как просчитать до приобретения IТ-продукта  суммарные затраты на внедрение, сопровождение, доработки, обслуживание и обновление версий? Существует ли какая-то система прогнозирования экономической целесообразности внедрение IT-решений?

1.        Подсчитать просто – суммировать все составляющие и добавить 20% на «непредвиденные» затраты.

2.        Прогноз экономической целесообразности – сложнее. Если возникла мысль внедрять ERP систему, значит, компания что-то недопродает или недопроизводит по каким-то причинам (медленное планирование, производство, медленный департамент продаж, медленный склад, пересортицы, задерживающие попадание товара на полки, и т.п.). Можно составить достаточно точный прогноз, насколько поднимутся продажи после внедрения, если над этим прогнозом будут работать вместе маркетологи, департамент продаж, производственники и логисты. Сумма, на которую по прогнозу поднимутся продажи (с учетом емкости рынка и доли компании на нем, т.е. с учетом того, что собственно от внедрения системы доля рынка не вырастет) – и будет «экономическим эффектом от внедрения.

 Роль консультанта при выборе и внедрении ERP-системы.

1. Консультанты это хорошо и нужно. Это взгляд «не изнутри».
2. При выборе консультанта следует помнить, что их первоочередная задача все-таки – заработать денег и оставить клиента довольным (чтоб рекомендовал следующим). А довольным оставить клиента проще, сделав так, как он видит и хочет, а не так, как ему действительно необходимо (не преодолевать сопротивления). И шишки валить легко потом на него – вот, смотрите, мы же сделали так, как Вы хотели, какая наша вина, что оно не работает???? Не все, но многие…..

Таким образом, в идеале «роль» консультанта – советник, которого слушают, присовокупляют его мнение к мнению внутренних экспертов, и принимают решение взвешенно. Просто еще один эксперт, но не истина в последней инстанции.